マンション管理士|村上智史の「士魂商才」 

無関心な居住者が多いマンション管理組合に潜む様々な「リスク」を解消し、豊かなマンションライフを実現するための「見直し術」をマンション管理士:村上智史(株式会社マンション管理見直し本舗 代表)がご紹介します。

管理会社が長期修繕計画を作成すると、修繕積立金がさらに足らなくなる!?

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顧問先のマンション管理組合(30戸)では、長らく放置されてきた長期修繕計画の更新に今年着手することになり、その業務を委託先の大手管理会社に発注しました。

 

先日、その更新案について説明を受けたのですが、いやはや驚きました。

 

このマンションの場合、前回作成した際には30年間で必要な資金はおよそ2億円。

国交省のガイドラインとほぼ同水準の金額でした。

 

これを均等積立方式を前提に専有面積あたりで換算すると、

月額210円/㎡程度です。

 

ところが、管理会社が作成してきた長計上の金額はその2倍のなんと4億円!

つまり、月額あたり400円/㎡を超える水準でした。

 

ちなみに、付設駐車場は平面式のため、機械式駐車場の修繕費の加算は不要です。

 

また、エレベーター1基の4階建て(地下部分もなし)、通常の外廊下方式の極めてスタンダードなマンションで、特段考慮すべき事情等はありません。

 

ただ、大規模修繕を12年毎に実施する周期のため、計画期間との兼ね合いで通常2回分のところ、今回3回分が含まれてしまっていました。

 

それが増額に影響しているのは確かですが、それでも倍増というのはあんまりです。

 

フロント担当者にその点を指摘したところ、

工事費の単価等は自社の受託実績をもとにその平均値をもとに積算している」とのこと。

 

それを聞いて、「謎」が解けました。

割高になりがちな管理会社の受託実績を反映させているからです!

 

フロント担当者もさすがに「国交省ガイドラインの2倍」は拙いと思ったのか、

再度見直しさせて欲しいとの話になり、その後実質的に200円台後半の水準に改訂された計画で再提出されました。

 

長期修繕計画に、工事の実績金額を反映させること自体は合理的な試みです。

 

が、それが適度な競争原理が効いた環境下のものでなければ、修繕資金の想定額が以前よりも大きく膨張する可能性があるので注意が必要です。

 

<参考記事>

 

yonaoshi-honpo.hatenablog.com

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管理費会計が苦しいからと言って、修繕積立金会計の剰余金組入れはNG!

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管理委託費の適正化診断を依頼されたマンション管理組合の直近の決算実績を確認していたら、修繕積立金会計から管理費会計に100万円強の資金組み入れが行われていることに気づきました。

 

修繕積立金の使途については、国交省の「標準管理規約」で以下のように定められています。

積み立てた修繕積立金は、次の各号に掲げる特別の管理に要する経費に充当する場合に限って取り崩すことができる。


1. 一定年数の経過ごとに計画的に行う修繕
2.不測の事故その他特別の事由により必要となる修繕
3. 敷地及び共用部分等の変更

 

したがって、管理費会計の資金がショートしたからと言って、安易に修繕積立金会計の資金を流用するのはNGなのです。

 

この管理組合の決算データを精査してみたところ、この「資金組入れ」を行った背景にはマンション保険の契約更改があったことが分かりました。

 

マンション保険の場合、「1年契約」と「5年契約」の選択が可能です。

契約期間が長い方が保険料の割引を受けられるので、一般的には5年契約を締結するケースが多いと思います。

 

ただ、5年契約を選択した場合は、手続き上5年分の保険料を一括精算する必要があります。

 

もし管理費会計の「繰越剰余金残高」が4年分の前払保険料に満たない場合、あるいは剰余金があっても管理費の滞納などの理由でキャッシュが不足している場合には、管理費会計の範囲では精算できないことになります。

 

このマンションの場合も、まさにその通りで、繰越剰余金はそこそこあったものの、管理費の滞納も発生しているため、管理費会計だけでは完結することが当時は難しかったものと推察されます。

 

ただ、一時的な資金ショートであれば、「資金組入れ」という手段ではなく、「預り金」という負債勘定で処理すべきだったと思います。

 

つまり、本来は管理費会計にある資金で保険料全額を精算すべきところ、一時的な資金ショートが生じたために修繕積立金会計から不足分を借り入れるということです。

 

それによって、管理費会計から支払った前払保険料を修繕積立金からの「借入れ」で賄ったという事情が貸借対照表で明らかになるため、組合員の皆さんにも組合の財政事情が正しく伝わります

 

ちなみに、この管理組合では、5年分のマンション保険料を1年の会計期間で全額を一括計上していました

 

正しくは、当期分の保険料だけを費用計上し、残額(未経過分の保険料)は「前払金」(資産の部)に計上すべきです。

 

今回のケースは、プロであるべき管理会社が、管理規約上の制約や「複式簿記」の本質(=キャッシュフローと会計収支の違い)を理解していないことが露呈した典型的な事例だと思います。

 

 <参考記事>

  

yonaoshi-honpo.hatenablog.com

  

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インターホン設備の更新は、マンションの警備コスト削減のチャンス!?

 
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現在コンサルティングしている管理組合で、今春、管理会社のリプレイスによって管理委託費の適正化に成功したマンションがあります。

 

ただ、管理会社を変更しても、管理委託費の中で「遠隔監視」(いわゆる機械警備)業務については1円も下げることができませんでした

 

なお、遠隔監視業務とは、概ね以下の業務内容を指します。

■ 共用設備の異常監視ならびに緊急対応業務
■ ホームセキュリティ業務(専有住戸内の火災、非常通報、防犯など)
■ 各住戸鍵の預かり

 

この費用がまったく削減できなかった背景には、巧妙なからくりがありました。

 

このマンションの集合インターホン設備は「警備会社によるOEM供給の商品」です。

 

そのため、共用部のみならず各専有住戸内の火災や防犯等の警報監視も含めて一体化した構造になっており、他の警備会社に変更することが事実上できなかったのです。

 

その結果、競争原理が働かず、警備費用にメスを入れることができませんでした。

 

ところが、

ここに来てその警備会社から、「インターホン設備をそろそろ更新しませんか?」という提案がなされました。

 

このマンションは今年で築15年目を迎えるのですが、インターホン設備の更新周期も概ね15年周期とされており、「ちょうどいい頃合い」だったわけです。

 

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警備会社からは、セキュリティシステムと一体化していることを「売り」に、自社製品(OEM供給)による更新を当然のように勧めてきます。

 

ちょっと待った! 

 

今こそ「千載一遇」とも言うべき見直しのチャンス到来です。

 

まず、

警備会社をフリーに選択できるインターホン設備も検討の選択肢に加えます

 

それにはどうすればよいのか?

インターホンメーカー(もしくはその代理店)から直接購入すればよいのです。

 

国内メーカーである「アイホン」もしくは「パナソニック」の製品なら機能・品質的にまず問題はないでしょう。

 

また、複数のルートから相見積りを取得すれば競争原理が働くので、予算額よりも下げることができます

 

次に、

警備会社から遠隔監視業務の相見積りを取るよう、(元請けの)管理会社に依頼します

 

その状況を認識すれば、今の警備会社はリプレイスされないように遠隔監視業務の委託金額を見直して条件提示してくるはずです。

 

実際、このマンション(約100戸)では、

現在年間約120万円の警備費が70~80万円台の水準へと大幅に下がる見込みが立ちました。

 

これにて管理委託費の適正化プロジェクトも、すっきり完結できそうです。

 

なお、ご自分のマンションでは、いかほどの金額が妥当なのかを事前に確認したい方は、下記のサイトにアクセスしてみてください!

 

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 <参考記事>

 

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【理事長のギモン】マンション内で発生した保険事故の対応は、管理会社の仕事じゃないの?

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顧問先の管理組合では、マンション保険を見直した結果、他社の方が保険料の負担も下がることが分かったので、現在の契約を中途解約しようという話になり、その準備を進めていました。

 

これに伴い、管理会社が兼務している保険代理店も他社に変更となる予定でした。

 

しかし、それを知った管理会社のフロント担当者が理事長に対して

当社が保険代理店業務から外れた場合、これまで行ってきた事故対応業務は行えなくなる」との説明をしました。

 

そのため、その理事長も、保険事故の申請のたびに今後負担が増えることに不安に感じ、代理店の変更は見合わせた方がよいのでは?との相談がありました。

 

これについては、標準的な管理委託契約であれば、「基幹事務以外の事務管理業務」の中に「契約事務」に関する以下のような定めがあります

 

「甲に代わって、甲が行うべき共用部分の損害保険契約、マンション内の駐車場等の使用契約・・(中略)等に係る事務を行う。」

 

「甲」とは管理組合のことを指すので、

管理会社は管理組合に代わって共用部分の損害保険契約に係る事務を行う

とコミットしていることになります。

 

では、具体的に代行する事務の内容とは何でしょうか?

 

各マンション管理会社が所属する「一般社団法人マンション管理業協会」に照会してみたところ、当該契約事務には以下の業務が含まれるとの回答を得ました。

 

■ 損害保険の契約締結・更新等にかかる事務

■ 保険事故発生時における保険代理店への連絡ならび保険金申請の手続き

 

 共用部で事故等が発生した際に、現場写真の撮影ならびに修繕の手配はもちろん、管理組合が加入している損害保険契約に関連して、保険代理店への連絡と保険適用の申請に関する事務の代行もいわゆる「事務管理業務」に含まれるということです。

 

ただ、標準管理委託契約では代行業務に関する具体的な内容まで記載されていません。

 

そこで、他社の委託契約の事例を調べてみたところ、

大手管理会社H社やM社については、独自の書式にて条文を作成していることがわかったので、ご紹介します。

【H社の場合】

共用部の火災保険及び共用部分、または専有部分の賠償責任保険の契約締結等に関する管理組合の業務を代行する。また、共用部分または専有部分にて発生した保険事故について、管理組合又は組合員の報告にもとづき、保険代理店に連絡し、事務手続きを行う。

 

 【M社の場合】

①  乙(管理会社)は、甲(管理組合)と損害保険会社間における次の損害保険契約にかかる締結・更新等の事務手続を、甲に代わって行う。

 ・共用部の火災保険

 ・本マンション居住者にかかる個人損害賠償責任保険

 ・共用設備等にかかる施設所有者管理者賠償責任保険

 ・共用部分等にかかるその他の損害保険」

 

② ①の事務代行に関連して、乙は甲に代わって次の業務を行う。

 a 加入保険契約の証券等の保管(積立保険など貯蓄型保険を除く)

 b    保険金の請求及び甲名義の口座による受領 

   c    満期返戻金、解約無効執行返戻金の請求及び甲名義の口座による受領

 

上記2社と標準管理委託契約を比べた場合、標準契約の条文では「共用部分の損害保険契約」としか記載されていないため、専有住戸内の漏水事故等が対象になる「個人賠償責任保険」に関する対応業務は含まれていない、と主張されるリスクもあると思われます。

 

したがって、上記2社で採用しているような条文が記載されている方が、管理組合にとっては安心でしょう。

 

<参考記事>

 

yonaoshi-honpo.hatenablog.com

 

 

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管理コスト適正化の邪魔!マンション共用設備に付帯する厄介な契約とは?

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マンション管理組合の維持コストを適正化するためのコンサルティングをしていると、適正化の障害になる事象に直面することが少なくありません。

 

その中での「あるある事例」を2つご紹介します。

 

(1)集合インターホン設備が警備会社オリジナル仕様の場合

これは最大手のS社に多いのですが、ベースはアイホンなどの有名メーカー品ながら、それに独自の機能を加えた商品を提供しているケースです。

 

ただ、独自の機能と言っても、特筆すべきものではなく、メディカルサービスをオプション(別途費用)で利用できる程度のものです。

 

本当の狙いは、警備会社の変更を阻止することにあると思います。

と言うのも、このようなOEMタイプの設備の場合、警備会社の委託費が割高なので、リプレイスを試みても同じ仕様を維持することが難しいのです。

 

たとえば、今現在マンションの部屋ごとの警備信号を受信できるようになっている場合でも、それが他の警備会社に変更すると全戸一括でしか受信できなくなる、というケースです。

 

居住者としては、住戸別か一括受信かのような違いについて細かく認識していないのが普通なのですが、いざ変わるとなると気にするのが人情というものです。

 

その結果、他社へのリプレイスが難しいとなると、その警備会社との委託費交渉において主導権が握れず、結局コストの適正化を実現することができない・・というわけです。

 

このような場合、集合インターホン設備のリニューアル時期(築15年前後)が到来するまで辛抱するしかなくなってしまいます

 

別のケースでは、管理会社と警備会社があらかじめ提携してインターホン設備だけでなく、各住戸玄関の電気錠システムも構築し、セキュリティシステムを提供している場合にも遭遇しました。

 

ところが、インターホン設備のメーカー(外国製)の部品供給が停止したために、メンテナンスが不可能になり、築12年目の段階で早くも電気錠システムともども設備全体の更新を余儀なくされてしまいました。

 

一般的なインターホン設備なら@10~15万円で済むところが、結局戸あたり35万円もの大きな出費となってしまいました。

 

(2)共用設備の一部がリース契約になっている場合

以下のような共用設備について、新築当初より管理組合が6~8年程度の期間でリース契約を締結していることもあります。

 

 ■ 防犯カメラ

 ■ メールボックス一体型宅配ロッカー

 ■ 非常用充電器

 ■ ガス給湯器

 

まず、リース契約になっているということは、すなわちマンション購入代金の中にこれらの設備代金が含まれていないことに留意すべきです。

 

第2に、リース契約は、買い取り(購入)プランに比べて期間金利や動産保険料、あるいはリース会社の経費利益の分だけコストが上乗せされているため、どうしても割高になります。

 

第3に、そのリース契約が設備の保守管理契約とセットになっている場合、保守管理費が割高であっても、リース契約が満了するまでそこにメスを入れることができません

 

このように、消費者やユーザーの無知・無関心を逆手に取って、デベロッパーや管理会社は巧妙な仕掛けを張り巡らして利益を確保しようと日夜努力しているのです・・。

 

それに対抗するには、われわれも知識と情報で武装するしかありません。

 

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 <参考記事>

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マンション管理組合のお悩み解消に役立つ新たなサイトを開設しました!

 
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「マンション管理見直し本舗」では、このたび管理組合のお悩みを解消する新たなサービスを提供することにしました。
 

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マンション共用部の設備の保守点検や経年劣化に伴う更新工事などの際には、管理会社から非常に高額な見積りが管理組合に提示されているケースがきわめて多いというのが実情です。
 
そこで、まず管理組合様のお悩みの解消に役立つツールとして、エレベーターや機械式駐車場といった共用設備の保守点検や更新工事に関する適正な仕様や価格を簡単に把握できるシステムを開発し、これらの「適正価格」をサイト上で簡単に試算できるようにしました。 
 

【例:機械式駐車場の保守点検のサイトページ】 

 

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また、弊社にご相談いただければ、豊富な経験と実績を持つ各専門業者から見積りを取得し、管理組合に提案させていただくサービス(原則として無償)もスタートいたします。
 
ご関心のある方は、下記のリンクからアクセスしみてください!
 

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マンション管理セミナー<10月度>開催のお知らせ

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10月度 マンション管理セミナー」を開催いたしますので、下記の通りご案内いたします。

  

先着10名様のお申し込みを受け付けております。どうぞお早目にご応募ください。

【日時・会場】

平成30年 10月 20日(土) 

14:00~15:30

 

LEAGUE 地下1階 ミーティングスペース

東京都中央区銀座3-11-3

東京メトロ「東銀座」駅歩2分 「銀座」駅歩5分 

 

 

 

【参加料金】

 お一人様  2,000円(税込) 

※ ただし、下記のいずれかの条件に該当する方は「無料」とさせていただきます。

初めて弊社セミナーに参加される方

弊社に個別にご相談いただける方

 

 セミナー後の個別相談をお申込みの方には、もれなく弊社代表の著書「マンション管理見直しの極意」を進呈いたします!

 

【内 容】

1. 講 演 

管理コストを3割削減するための見直し術

これまで弊社のコンサルティングによって大幅なコスト削減を実現した事例を紹介しながら、その費用項目ごとに効果的な見直しポイントを解説します。

【内 容】

ポイント1】 管理人の勤務体制と業務内容


最も多く見られるのが、管理員の勤務時間が過剰なケースです。また、その業務範囲も物件の特性によって違いが見られます。

ポイント2】 各種共用設備保守点検の契約


エレベーター、消防、機械式駐車場など各種共用設備の保守点検費用は管理組合側には相場観がないため、メスが入りにくいテーマです。

ポイント3】 遠隔監視&緊急対応費用

 

設備保守点検と同様に相場観が掴みづらい項目ですが、そのため割高になりがちです。

ポイント4】 事務管理費などの管理会社経費

 

管理会社によって提示金額が異なりますが、物件の規模に応じたで適正な市場価格がわかります。

【講 師】 村上 智史(弊社代表取締役)

 

2. 個別相談会(※希望者のみ)

貴マンションの管理委託費を簡易診断させていただきます。(無料)その他、管理会社の変更や大規模修繕、高圧一括受電、省エネ対策などのご相談も随時承ります。

 

【お申込み方法】

弊社サイトの問合せページから「セミナー参加希望」と明記のうえ、お申し込みください。 

 

 

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