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世直し本舗|村上智史の「士魂商才!」 

マンション管理見直し本舗代表のブログ。分譲マンションの管理に潜むリスクを解消し、豊かなマンションライフを実現するための見直し術をご案内します。

理事会の運営に「サイボウズLive」は超おススメ!

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日頃、顧問として管理組合の役員さんと連絡し合うツールとして、必ず「サイボウズLive」の利用を提案しています。

live.cybozu.co.jp


サイボウズをよくご存知ない方は、「高機能のメーリングリスト」だと考えてもらえればよいでしょう。

スタートの手順はカンタンです。ツールの管理者(例:理事長や管理会社のフロント、顧問のコンサルタント)を決め、その管理者がサイト上でグループ(例:〇〇マンション理事会など)を設定します。

 

次に、管理者がメンバーの理事さんのアドレスに招待メールを発信し、受信者がサイトにアクセスしてパスワードを登録すれば早速利用できます。

以下では、サイボウズの特長ととともに、理事会運営用のツールとして優れていると思われるポイントを4つご案内しましょう。


#1 フリー(無料)である

1グループにつき、300人まで登録でき、1GBまでなら無料でファイルを保存可能
ワードやエクセルの文書はもちろん、画像のファイルもアップロード(1ファイル当たり25MBまで)できます。なお、SSLで通信経路を暗号化しているので、その点は安心です。

 

理事会の運営上では、打ち合せ資料の配布、議事録の確認、事故現場等の画像のアップなどに便利です。

また、役員間で互いにアドレスの交換をしなくてすむので意外に気楽です。


#2 多彩な機能がある

グループのスケジュールを共有できる「イベント」、意見交換ができる「掲示板」、メンバー間で1対1でも1対多でも連絡可能な「チャット」、日程調整などにも使える「アンケート」機能など多彩な機能を備えています。

 

たとえば、理事会の日程調整や会場の確認、理事会の現場以外での意見調整などに使えますから、効率的に運営できます。


#3 メール着信機能が便利

新着情報はメールで配信されるので、頻繁にアクセスする習慣がない人にも確実に情報共有できます。通知先を複数登録できるので、たとえば携帯のアドレスにも配信できます。また、専用のアプリを使えば、スマホでもスムーズに情報共有できます。


なので、理事会メンバーの一部が「そんなの聞いていない」などのクレームが発生しにくくなります


#4 とにかく手軽

無料であることも含めてとにかく利用をスタートしやすいのがウリですが、やめるのもまたカンタン

 

理事会役員の改選でメンバーが一斉に交代すれば管理者権限で入替えできますし、管理者自体も変わってしまう場合には、グループとしての利用を一旦やめてしまえばよいだけです。


もちろん、高齢者などでパソコンやスマホを使わない方もまだいらっしゃいますから、どんな管理組合でも導入できるわけではないでしょう。でも、特にそういった問題がないなら、まずはトライしてみてはいかがでしょうか?

 

どうも有り難うございました!

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