管理委託契約の見直しの前に、最低限知っておきたい３つのこと - マンション管理士

マンション管理組合からご相談を伺っている際、役員の方々からの質問には、管理規約や管理会社との契約をよくご存じないために誤解されている部分がよく見受けられます。

その中でも最も多い事例を３つご紹介しましょう。（※ただし、国交省が指針として定めた「標準管理委託契約」と「標準管理規約」の内容に沿った解説とさせていただきます。）

１．契約期間中は、解約や条件変更はできない？

　⇒　どちらも可能です。

(1)　解約したい場合

管理会社に対して少なくとも3ヶ月前に書面で予告すれば、中途解約は可能です。ただし、その前に管理組合として(臨時）総会を開催し、解約を決議することで機関決定する必要があります。

普通決議事項なので、半数以上の出席(委任状等を含む）と出席者の過半数の承認が成立の条件となります。

(2)　条件等(委託金額、管理仕様）を変更したい場合

管理委託契約には、条件変更等に関する定めは特にありません。したがって、契約の一番最後の方にある＜誠実義務＞条項にある、「本契約に定めのない事項については、誠意をもって協議するものとする」を適用することになります。

つまり、金額が適正ではない、管理仕様を見直したいなどの事情で契約を変更したい場合には、都度管理会社にその旨を申し出て交渉することができるのです。

２．組合の総会は年に１回しか開催できない？

⇒　そんなことはありません。

管理組合は、区分所有法上で毎年１回の定期総会の開催が義務づけられています。そのため、管理規約上にもその旨明記されており、新会計期間開始後2ヶ月以内に定期総会を開催することになっています。

しかし、それ以外にも随時、原則として２週間以上の予告期間さえあれば臨時総会を開催できます。なお、議案は「管理委託契約変更の件」のように、たった1件だけでも構いません。

３．総会開催には管理会社の了解が必要？

⇒もちろん、そのようなことはありません。

管理委託契約の見直しは、管理会社の利害に関する事項なので気にされることが多いようです。ただ、管理組合がその業務を一部管理会社に委託しているだけですから、総会を開催するのに、管理会社に何ら遠慮や気兼ねをする必要はありません。

ただし、事前に開催通知・出欠票(委任状等）・議案書等の書面を準備して、全区分所有者に送付する必要があります。これを通常は管理会社が事実上すべて行っていることが多いため、日頃管理会社への依存度が高い組合は弱気になってしまうようです。

総会開催に必要な書類をすべて理事会で準備し、管理会社に開催の指示をすれば、契約上それが拒絶されることはありませんし、あってはなりません。

区分所有者名簿を管理会社が保管していることが専らなため、議案書送付の代行は管理会社に指示する必要はありますが、それ以外は組合自身が主体的に行えばよく、総会に管理会社を陪席させる必要もありません。

ただし、決議された内容を総会後の議事録の作成と、議長を含む出席者３名が署名のうえ保管することが必要な点は忘れないでください。

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